AD Archiviazione Documentale e CS Conservazione Sostitutiva – termine produzione files firmati

L’Agenzia delle Entrate ha spostato al 31.01.2018 il termine per produrre su supporto informatico (ottico o cloud) i files contenenti i documenti per i quali l’Azienda attua la Conservazione Sostitutiva.

Per verificare la bontà della CS riprendiamo qui sotto un articolo del 06.03.2017:

Ci permettiamo di riproporre alle aziende che gestiscono migliaia di documenti fiscali all’anno (esempio fatture attive e passive) le funzioni dei ns programmi sotto riportate. Si può iniziare dal 01 gennaio 2017 a non stampare le copie interne dei documenti fiscali, firmarli elettronicamente, memorizzarli in AD ed infine conservarli con CS. La Conservazione va completata entro la fine del 2018 per le aziende aventi l’esercizio fiscale 2017 coincidente con l’anno solare.

Per AD Archiviazione Documentale si intende la memorizzazione elettronica, in modalità pdf, dei documenti che di solito sono stampati su carta. Si pensi alle copie interne di: Preventivi, Conferme d’Ordine, Fatture Emesse e Ricevute, Registri IVA, Libro Giornale, Mastrini o schede di Contabilità, Libro Cespiti, Libro Inventari.

Le esigenze che si osservano presso le Aziende sono:

  • Riduzione dello spazio di archiviazione (scaffali e locali);
  • Riduzione dei costi legati al consumo della carta;
  • Riduzione dei costi legati al Materiale di consumo delle Stampanti;
  • Riduzione dei tempi relativi alla gestione manuale – handling dei documenti cartacei (consultazione, fotocopie, ecc)
  • Necessità di ottemperare a normative di digitalizzazione del documento (si pensi alla Fattura PA per la Pubblica Amministrazione);
  • Necessità di condivisione del documento tra più soggetti in azienda e fuori di essa senza crearne più copie (esempio Fattura – copia amministrativa).

La CS Conservazione Sostitutiva è invece il momento di certificazione dei documenti memorizzati in AD ai fini fiscali. E’ una opportunità che l’Azienda ha per ottenere tutte le migliorie sopra riportate anche ai fini fiscali. I termini sono tre mesi dopo la dichiarazione dei redditi dell’esercizio e quindi come riportato dalla rivista FiscoOggi, dell’Agenzia delle Entrate, nel caso di esercizio coincidente con l’anno solare, ad esempio 2017, il termine è il 31.12.2018.

Cosa fare nel frattempo:

  • dal 01.01.2017 archiviare in AD con periodicità almeno mensile o trimestrale i documenti di interesse (ad esempio le Fatture emesse, le fatture passive in formato pdf);
  • entro il 30.09.2018 nella dichiarazione dei redditi contrassegnare l’opzione di adesione;
  • entro fine dicembre 2018 apporre sui documenti la marca temporale, acquistabile elettronicamente da Infocamere, e procedere alla funzione di CS Conservazione Sostitutiva e apporre sul Registro della Conservazione le annotazioni relative;
  • masterizzare su supporto ottico DVD i files prodotti dalla CS (almeno tre copie) e conservarli presso la propria Azienda e in altro sito sicuro, oppure trasmetterli ad un ente di conservazione accreditato (esempio Infocamere, altri).

Di seguito l’articolo molto chiaro del Fisco Oggi sulle modalità e i termini della CS obbligatoria per le fatture PA dal 2015:

fatture-elettroniche-verso-le-pa_-e-tempo-di-capire-come-agire-4-fiscooggi-siac

 

 

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