Conservazione
La obbligatorietà per 10 anni della Conservazione è riportata nella circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia delle Entrate (utilizzare la casella Cerca e digitare: conservazione).
Nel portale Entratel/Fisconline dell’Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi, é possibile optare per la Conservazione immediata e gratuita per 15 anni (si veda pag. 31 della Guida alla Fatturazione elettronica del 04.10.2018). Nell’accordo é evidenziato che l’Agenzia non si assume alcune responsabilità in caso di perdita di dati causato da eventi eccezionali.
La stessa considerazione la fa Microsoft per lo spazio che mette a disposizione, nel caso di acquisto di Office 365, nella propria cloud OneDrive.
A questo punto viene il dubbio che anche la migliore delle aziende che offrono servizi di conservazione non diano garanzie al 100%. E’ necessario leggere attentamente il contratto che Vi sottopongono.
Infine l’obbligo della Conservazione é in capo all’azienda che emette e riceve i files xml delle fatture elettroniche.
Che fare? Semplice: optare subito nella pagina di Entratel, dopo aver inserito l’indirizzo della PEC alla quale si vuole vengano indirizzati, per la conservazione gratuita per 15 anni. La conservazione é attiva immediatamente dopo aver esercitato l’opzione e quindi dal 01.01.2019 le Vostre fatture, emesse e ricevute sono già in conservazione presso l’Agenzia delle Entrate.
Poi, se il Vostro programma di fatturazione elettronica é dotato della funzione di Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva, dotarsi di un masterizzatore di dischi ottici dvd (hanno una capacità di 4,5 Gigabytes pari a circa 45.000 files xml con pdf inglobato) o bluray (hanno una capacità massima di 100GigaBytes) e masterizzare il tutto con cadenza trimestrale. Per questo metodo, e anche se ricorrete a conservatori terzi, la masterizzazione va fatta entro il 31.12.2020 se l’esercizio 2019 coincide con l’anno solare e comunque entro 3 mesi dal termine di presentazione della denuncia dei redditi dell’azienda. C’é tutto il tempo per pensare al metodo migliore per l’azienda.
Sarete in una botte di ferro perché avrete:
- la Conservazione presso l’Agenzia delle Entrate
- la Conservazione su supporti ottici leggibili a distanza di oltre 10 anni
- copie trimestrali degli stessi che terrete in ufficio, in banca e consegnerete al titolare
- NON avete consegnato i Vostri segreti aziendali a terzi!
INVIO e RICEZIONE dei files xml delle Fatture Elettroniche
La nostra società ha scelto di inviare e ricevere le Fatture Elettroniche tramite PEC.
L’indirizzo al quale inviare le fatture passive é: siacinformatica@legalmail.it
La decisione di non avvalersi di intermediari é stata motivata perchè:
- da 20 anni le aziende inviano le fatture in formato pdf via email senza problemi;
- le email/PEC possono essere inviate in modo crittografato;
- gli intermediari si trovano a immagazzinare informazioni contenute in chiaro nei files xml delle fatture;
- le grandi aziende utilizzano la PEC come riportato nel sito della Fincantieri: