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FTEL Fattura Elettronica – PEC e Conservazione

IMD Impresa digitale

INVIO e RICEZIONE dei files xml delle Fatture Elettroniche

La nostra società ha scelto di inviare e ricevere le Fatture Elettroniche tramite PEC.

L’indirizzo al quale inviare le fatture passive é: siacinformatica@legalmail.it

La decisione di non avvalersi di intermediari é stata motivata:

  • da 20 anni le aziende inviano le fatture in formato pdf via email senza grandi problemi;
  • le email/PEC possono essere inviate in modo crittografato;
  • gli intermediari si trovano a immagazzinare informazioni contenute in chiaro nei file xml delle fatture;
  • il Garante della Privacy, con provvedimento nr 481 del 15.11.2018 ha sollevato tale problema:

ftel garante privacy provvedimento 481-2018 y1115

Conservazione

La obbligatorietà della Conservazione è riportata nella circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia delle Entrate scaricabile dal nostro articolo qui riportato.

FTEL – Conservazione Sostitutiva – precisazioni sugli adempimenti e sulle scadenze

Nel portale Entratel dell’Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi, é possibile optare per la Conservazione immediata e gratuita per 15 anni (si veda pag. 31 della Guida alla Fatturazione elettronica del 04.10.2018). Nell’accordo é evidenziato che l’Agenzia non si assume alcune responsabilità in caso di perdita di dati causato da eventi eccezionali.

La stessa considerazione la fa Microsoft per lo spazio che mette a disposizione, nel caso di acquisto di Office 365, nella propria cloud OneDrive.

A questo punto viene il dubbio che anche la migliore delle aziende che offrono servizi di conservazione non diano garanzie al 100%.

Infine l’obbligo della Conservazione é in capo all’azienda che emette e riceve i files xml delle fatture elettroniche.

Che fare? Semplice: optare subito nella pagina di Entratel, dopo aver inserito l’indirizzo della PEC alla quale si vuole vengano indirizzati, per la conservazione gratuita per 15 anni. La conservazione é attiva immediatamente dopo aver esercitato l’opzione.

Poi, se il Vostro programma di fatturazione elettronica é dotato della funzione di Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva, dotarsi di un masterizzatore di dischi ottici DVD o blueray (attualmente hanno una capacità massima di 100GigaBytes) e masterizzare (costo inferiore a 80,00 EUR)  il tutto con cadenza trimestrale.

Sarete in una botte di ferro perché avrete:

  • la Conservazione presso l’Agenzia delle Entrate
  • la Conservazione su supporti ottici leggibili a distanza di oltre 10 anni
  • copie trimestrali degli stessi che terrete in ufficio, in banca e consegnerete al titolare
  • NON avete consegnato i Vostri segreti aziendali a terzi!