Ricordiamo che l’adesione alla Conservazione delle fatture elettroniche, gratuita per 15 anni dalla data di emissione di ciascuna presso lo SDI (Sistema di Interscambio), ha durata triennale (vedasi riquadro rosso dell’immagine).
Il rinnovo avviene con un semplice click entrando nella pagina dedicata alla conservazione; in caso ci si sia dimenticati e il triennio sia scaduto è sufficiente indicare la data arretrata dalla quale iniziare la conservazione (per entrare: Fatture e Corrispettivi – Home (agenziaentrate.gov.it)
Oltre alla Conservazione gratuita presso lo SDI ricordiamo che la legge prevede la possibilità che l’azienda la esegua anche “in casa” memorizzando i files zippati (digitalmente firmati e con le marche temporali apposte) che contengono le fatture su più copie da distribuire in edifici diversi per evitare la possibilità di distruzione.
Conservare in casa e presso l’Agenzia delle Entrate permette di non dare i files xml delle fatture elettroniche (che sono in chiaro e contengono tutte le informazioni strategiche del fatturato (clienti, articoli e prezzi) a terzi.
Il Rappresentante legale è agli effetti di legge il Responsabile della Conservazione, a meno di conferimento dell’incarico a persona terza.
SWING Contabilità archivia “in casa” gli xml tramite la funzione AD Archiviazione Documenti (già installata e compresa nel nostro programma di Fatturazione elettronica).
La semplice funzione ADCS esegue la Conservazione a norma e produce il Registro della Conservazione con indicazione puntuale delle FTEL contenute nei files .zip prodotti.
Ricordiamo che entro il 31.12.2023 (per le aziende che hanno l’esercizio che coincide con l’anno solare) va eseguita la Conservazione dell’anno 2022.