AD-CS Archiviazione Documenti e Conservazione Sostitutiva

IMD Impresa digitale

Archiviazione Documenti

La gestione dei documenti cartacei in azienda diventa sempre più onerosa. I volumi di documenti da archiviare e recuperare tutte le volte che è necessario è sempre maggiore.

Le esigenze che si osservano presso le Aziende sono:

  • Riduzione dello spazio di archiviazione (scaffali e locali);
  • Riduzione dei costi legati al consumo della carta;
  • Riduzione dei costi legati al Materiale di consumo delle Stampanti;
  • Riduzione dei tempi relativi alla gestione manuale – handling dei documenti cartacei (consultazione da parte del personale autorizzato, fotocopie, ecc)
  • Necessità di ottemperare a normative di digitalizzazione del documento (si pensi alla Conservazione della Fattura Elettronica);
  • Necessità di condivisione del documento tra più soggetti in azienda e fuori di essa senza crearne più copie (esempio il Preventivo).

Conservazione sostitutiva

Se infine si vuole ricorrere alla Conservazione sostitutiva realizzata in casa per avere una doppia/tripla copia di sicurezza oltre a quella di chi conserva le fatture  (Entratel, ecc) e per i Libri e Registri fiscali lo si può fare con la funzione SWING AD-CS Conservazione Sostitutiva.

E’ sufficiente dotarsi del Servizio Marche Temporali offerto dai gestori di firma elettronica (Aruba, Infocert, ecc):

  1. attivare la firma digitale dell’Amministratore dell’Azienda
  2. acquistare le marche temporali da apporre ai files zippati da conservare

La marca verrà apposta sul file zip, per esempio di un intero trimestre/anno, e il file e le FTEL sono in questo modo conservate perché SWING AD-CS Conservazione Sostitutiva produce anche il Registro della Conservazione in modo automatico.