IMD Impresa digitale
Archiviazione Documenti
La gestione dei documenti cartacei in azienda diventa sempre più onerosa. I volumi di documenti da archiviare e recuperare tutte le volte che è necessario è sempre maggiore.
Le esigenze che si osservano presso le Aziende sono:
- Riduzione dello spazio di archiviazione (scaffali e locali);
- Riduzione dei costi legati al consumo della carta;
- Riduzione dei costi legati al Materiale di consumo delle Stampanti;
- Riduzione dei tempi relativi alla gestione manuale – handling dei documenti cartacei (consultazione da parte del personale autorizzato, fotocopie, ecc)
- Necessità di ottemperare a normative di digitalizzazione del documento (si pensi alla Conservazione della Fattura Elettronica);
- Necessità di condivisione del documento tra più soggetti in azienda e fuori di essa senza crearne più copie (esempio il Preventivo).
Conservazione sostitutiva
Se infine si vuole ricorrere alla Conservazione sostitutiva realizzata in casa per avere una doppia/tripla copia di sicurezza oltre a quella di chi conserva le fatture (Entratel, ecc) e per i Libri e Registri fiscali lo si può fare con la funzione SWING AD-CS Conservazione Sostitutiva.
E’ sufficiente dotarsi del Servizio Marche Temporali offerto dai gestori di firma elettronica (Aruba, Infocert, ecc):
- attivare la firma digitale dell’Amministratore dell’Azienda
- acquistare le marche temporali da apporre ai files zippati da conservare
La marca verrà apposta sul file zip, per esempio di un intero trimestre/anno, e il file e le FTEL sono in questo modo conservate perché SWING AD-CS Conservazione Sostitutiva produce anche il Registro della Conservazione in modo automatico.